مسؤولية الجهاز تجاه الموردين والمقاولين:
نحن ملتزمون بإتباع أفضل معايير ممارسات الشراء والتعاقد، والتي تقوم على أساس الجودة والخدمة والالتزام بدقة المواعيد والتكلفة عند اختيار الموردين والهيئات والجهات الاستشارية والمتعاقدين معنا. وشراء المستلزمات والمواد يصاحبه الحفاظ على نزاهة إجراءاتنا الشرائية و عدم المحاباة عند اختيار الموردين أو أي طرف ثالث تربطنا معه علاقة عمل. كما أن علينا أن نتفادى شبهة ما قد يبدو على أنه تعارض في المصالح، وذلك برفض أي هدية أو كرم ضيافة أو نواحي ترفيهية أو ميزة أو خدمة أو مجاملة. فقبول أي شيء مما سبق قد يؤثر أو يظهر أنه قد يؤثر على قرار الاختيار. وموظفو الجهاز محظور عليهم الاشتراك في ممارسات تنطوي على تعارض للمصالح فإن هدفنا هو خلق علاقة طويلة الأجل وشراكة ذات منافع متبادلة مع الموردين والجهات الاستشارية والمتعاقدين معنا. هذه الشراكة ترتكز على أسس الأمانة والعدالة والنزاهة في كافة تعاملاتنا معهم. تجدر الإشارة بأن جميع الموظفين العاملين لدينا في إدارة العقود والمشتريات ملتزمون بالمعايير الأخلاقية التي أوصت بها لائحة وسياسات العقود والمشتريات الخاصة بجهاز أبوظبي للرقابة الغذائية.
اختيار الموردين والمقاولين:
نحن نتبع أفضل المعايير في إجراءات الشراء والتعاقد المحددة في نظام العمل بالجهاز وهذه المعايير تستند إلى أسس الجودة والتوقيت والسعر والثقة والقدرة والتوافق الاستراتيجي عند اختيار الموردين والمتعاقدين والجهات الاستشارية. نحن نشجع المنافسة البناءة بين موردي السلع والخدمات ولا نتبع أي معاملة تفضيلية.
سداد حقوق الموردين والمقاولين:
نحن ملتزمون باحترام كافة المستحقات المالية عن الخدمات التي نتلقاها من موردينا طبقاً للمبالغ المذكورة والبنود المنصوص عليها في العقود المبرمة معهم وسداد الفواتير خلال شهر من تاريخ تقديمها. ونحن كذلك نتوقع من موردينا والمتعاقدين معنا أن يبادلونا الأسلوب اللائق في المعاملة من خلال توفير الخدمات المطلوبة وفقاً للسعر والتوقيت ومعايير الجودة المتفق عليها.
حماية البيانات والمعلومات الخاصة بالموردين والمقاولين:
موظفونا الذين يتعاملون مع الموردين والمقاولين تقع على عاتقهم مسئولية أخلاقية وقانونية تتمثل في حماية معلومات الموردين والمقاولين. ومن التصرفات التي تتنافى مع أخلاق المهنة نقل معلومات تنافسية تتعلق بمورد معين إلى منافسيه سواء تم ذلك بصورة مباشرة أو غير مباشرة من خلال طرف ثالث أو من خلال التلميح غير المباشر والمورد قد يعني الممول أو الوكالة أو المتعاقد أو مقدم الخدمة أو الاستشاري .
خدمات العقود والمشتريات
من أجل تسهيل تسجيل الموردين والمقاولين والإجابة على الاستفسارات، فقد تم إعداد الوثيقتين التاليتين لتحددان شروط التسجيل والإجابة عن الأسئلة المتكررة.
لمزيد من الاستفسارات ، يرجى الاتصال على المشتريات :
رقم هاتف:
0097124954440
0097124954425
رقم فاكس:
0097124465826
البريد الالكتروني: cpd@adfca.ae
المستندات وشروط القيد في السجل
* المستندات المطلوبة:
1. نسختين عن رخصة البلدية سارية المفعول.
2. نسخة عن عضوية غرفة التجارة والصناعة سارية المفعول.
3. نسخة عن شهادة السجل التجاري.
4. نسخة عن شهادة التصنيف للمقاولين.
5. نسخة عن اعتماد التوقيع المصدق للشخص المخول بالتوقيع.
6. نسخة عن عقد الشراكة.
7. أصل كتاب تفويض لمندوبي الشركة.
8. نسخة رسمية عن الوكالات المعهودة إليه (إن وجدت).
9. شهادة من البنك برقم الحساب.
10. نسخة عن جواز سفر المالك للمؤسسة الفردية.
11. نسخة عن شهادة الآيزو أو ما يعادلها (إن توفرت).
يجب على جميع موردي المنتجات والخدمات من (المقاولين، الموردين، والمستشارين المحليين الراغبين بالتسجيل لدى الجهاز)، تقديم الوثائق التالية:
1- رسالة تعريفية تشتمل على نبذة مختصرة عن الهيكل التنظيمي للشركة أو المؤسسة، وأنشطتها الرئيسية ومرافق البنية التحتية التي تملكها في إمارة أبوظبي، وقائمة بالمنتجات والخدمات التي ترغب الشركة بتسجيلها.
2- نسخة عن الرخصة التجارية سارية المفعول مع ذكر المنتجات والخدمات المرغوب بتسجيلها وأيضا التصنيف.
3- يتم القيد في سجل الموردين بالجهاز فقط للشركات التي لا تقل نسبة الشريك المواطن فيها عن 51%.
4- أن يكون مسجلاً في إحدى غرف التجارة والصناعة وحاصلاً على رخصة من إحدى البلديات في الدولة.
5- ألا يكون محظور التعامل معه من قبل إحدى الجهات الحكومية ما لم يرفع عنه الحظر من قبل الجهات المختصة.
6- ألا يكون من العاملين في الجهاز سواء كان ذلك بصفته فرداً أم عن طريق منشأة يشارك في ملكيتها أو يكون وكيلاً لها أو عضواً في مجلس إدارتها.
7- أن تتوفر فيه الشروط المالية أو التنفيذية أو المهنية المنصوص عليها في الشروط الخاصة أن اشترط الجهاز توفر مثل تلك الشروط.
8- نسخة سارية المفعول من اتفاقية الوكالة / أو قائمة المنتجات.
تنبيه:-
i. يجب تجديد التسجيل في سجل الموردين سنوياً.
ii. يجب إخطار إدارة العقود والمشتريات خطياً برغبة المورد في تجديد التسجيل من عدمه قبل شهرين من تاريخ انتهاء التسجيل.
iii. تنتهي صلاحية التسجيل في سجل الموردين فور انتهاء صلاحية أي من المستندات المطلوبة ما لم يقم المورد بتزويد الجهاز بنسخ سارية المفعول.
iv. يجب إخطار إدارة العقود والمشتريات خطياً في حالة أي تغيير في البيانات المقدمة عند التسجيل.
v. في حالة عدم التزام المورد بالرد على العطاءات المرسلة إليه أو الاعتذار عنها لثلاث مرات متتالية يحظر التعامل معه لمدة سنة.
vi. لن ترسل أي طلبات أسعار للموردين الذين انتهى تاريخ تسجيلهم بسجل الموردين.
ملاحظات:
* صلاحية الشهادات: يجب أن تكون جميع الشهادات صالحة وسارية المفعول لمدة ستة أشهر من تاريخ التقديم للتسجيل أو لاستبيان ما قبل التأهيل.
* يجب أن تكون جميع الرسائل والفاكسات ذات العلاقة بالتمثيل / التوزيع حديثة، ولا تكون صادرة منذ أكثر من عام من تاريخ التسجيل.
الأسئلة والاستفسارات المتكررة عن التسجيل / التأهيل المسبق
1- لماذا نحتاج إلى التسجيل لدى الجهاز؟
تماشياً مع لائحة السياسات والإجراءات في الجهاز فإنها تحتفظ بدليل الموردين والمقاولين التي تقدم خدمات ومنتجات للجهاز، ويعد التسجيل أحد المتطلبات الأساسية للعمل مع الجهاز.
وتحتوي هذه الوثيقة على الخطوات الإرشادية لتسجيل شركتكم لدى الجهاز.
2- مع من يمكن الاتصال للتسجيل؟
يقوم قسم المشتريات التابع لإدارة العقود والمشتريات بتزويدكم بكيفية التسجيل، كما يمكنكم الاتصال على العنوان التالي:
إدارة العقود والمشتريات
المبنى الرئيسي للجهاز، الطابق الأول
رقم هاتف:
0097124954440
0097124954425
رقم فاكس: 4465826-9712+
ويمكن مراجعة الإدارة أيام الأحد والأربعاء ما بين الساعة التاسعة والحادية عشر صباحاً دون موعد مسبق، حيث يمكنك مقابلة منسقي التسجيل وتحديث البيانات المتاحة والاستفسار عن حالة التسجيل لدى الجهاز، وفي الأيام الأخرى يجب الحصول على موعد مسبق للمراجعة.
3- إذا كانت الشركة المراد تسجيلها شركة محلية، فما هو التصنيف الذي يتم تسجيلها بموجبه؟
يمكنك البحث عن تسجيل الشركة لدى الجهاز ضمن التصنيفات المتاحة للموردين كما يلي:
ملحوظة: “المورد" هو مصطلح عام يستخدم في الجهاز ويشمل جميع فئات موردي المنتجات تحت اسم:
"1. مورد" – مزود المنتجات:
تشمل هذه الفئة جميع الشركات / مزودي المنتجات المحلين ، أو من كان لها مكتب تمثيل / توكيل / توزيع لشركة رئيسية (مركزها خارج إمارة أبوظبي)، أو مجرد صاحب مخزن يقع مركزه في أبوظبي أو كليهما ، وتشمل هذه الفئة تزويد المنتجات وتركيبها.
"2. مقاول" مزود خدمات المقاولات والاستشارات:
تشمل هذه الفئة جميع المقاولين أو المستشارين الذين يقدمون خدمات مقاولة. فقد تكون مقاول إنشاءات / ترميمات / صيانة أو مستشار أو مورد قوى عاملة ممن لديه مركز في أبوظبي.
يرجى التأكد من المتطلبات والمستندات اللازمة للرخص لكل فئة.
4- ما هي الخطوات المتبعة لتسجيل شركتنا لدى الجهاز؟
الخطوة 1:
تقديم رسالة تعريفية مع الرخص (حسب متطلبات التسجيل).
الخطوة 2:
استلام بيانات ما قبل التأهيل (حسب الفئة اللازمة للتسجيل) كاملة مع تقديم ملاحظات تفسيرية وإرشادات وقائمة بالمنتجات ( فئات المنتج ) والخدمات.
الخطوة 3:
إكمال بيانات ما قبل التأهيل وتسليمها لنا خلال أي يوم من أيام التسجيل.
الخطوة 4:
بعد تقييم طلبك وقبوله، يتم تسجيل شركتكم تحت حالة تسمى " مرشح " في دليل الموردين والمقاولين.
الخطوة 5:
بحسب متطلبات الجهاز، يقوم الجهاز بعملية مسح لموقع شركتكم حيث يزور فريق مختص من الجهاز مرافق شركتكم، وبناء على قرار فريق التقييم يتم ترشيح شركتكم لدى لجنة تقييم الموردين والمقاولين من أجل متطلبات التأهيل.
ملحوظة: يقوم الجهاز بإعلامكم وإرشادكم خلال عملية مسح الموقع ويجب عليكم مشاركة موظفيكم أصحاب العلاقة المناسبين بهذه العملية، وذلك لكي يتسنى لشركتكم الحصول على الفائدة القصوى.
الخطوة 6:
بناء على نتيجة مسح الموقع سيتم رفع درجة شركتكم إلى حالة "مؤهل" في دليل الموردين والمقاولين.
5- كم من الوقت تستغرق عملية التسجيل؟
يعتمد ذلك على تعبئتكم للطلب واستكمال الوثائق المطلوبة، وقد تستغرق عملية التسجيل من أسبوعين إلى ثلاثة أشهر للوصول إلى حالة "مرشح".
6- لدينا شركة مسجلة أو حاصلة على التأهيل المسبق لدى الجهاز كيف يتسنى لنا إضافة مدراء جدد أو خدمات أو خبرات جديدة إلى سجلاتنا لديكم؟
خلال أيام الأحد والأربعاء من 9 إلى 11 صباحاً، يمكنكم مراجعة الإدارة دون موعد مسبق وطلب النماذج اللازمة ذات العلاقة.
7- ما هي فوائد التأهيل المسبق من لجنة تقييم الموردين والمقاولين؟
إن الغرض من التأهيل المسبق من لجنة تقييم الموردين هو حصول شركتكم على تقييم فني والاحتفاظ به في سجلاتنا داخل النظام. وسوف يساعد ذلك المستخدم النهائي من تقييم قرارات شركتكم كلما دعت الحاجة إلى تحديد الشركات.
8- هل يتم إضافة شركتنا إلى قائمة أصحاب العطاءات / المناقصات لدى الجهاز؟
يرجى ملاحظة أن هناك تقييم آخر عند تقديم العطاءات أو المناقصات وذلك للتأكد وإعادة تقييم اهتمامات الشركة ونشاطاتها وقدراتها على تزويد المنتجات وتقديم الخدمات وفقاً لإجراءات الجهاز.